仕事がうまくいかないのはメモのせい！？

仕事においてメモを取ることは必須ですが、誤った取り方をしていてはせっかくのメモも台無しです。

私が失敗から学んだメモの悪い取り方を紹介します。

悪い例なんて聞く必要ないと思った方は要注意ですよ。

成功方法は人それぞれかもしれませんが、失敗は共通していることが多いものです。

メモを取ったのに仕事をするのを忘れてしまった、メモを見ても内容が思い出せない、メモをどこにやったかわからなくなる、といった経験はありませんか？

メモの取り方の見直しの参考にご覧ください！

失敗１．大事なことしかメモを取らない

メモを取るときに要点だけ記録する方がいると思います。

もちろん要点を抑えることは必要ですが、ささいなことであっても可能であればメモに取っていきましょう。

情報の取捨選択は確かに必要ですが、メモを取っているときは大したことではないと思っても、実はその情報が大事だったということがあります。

また、営業職の方などは取引先の方の趣味や好きな食べ物など仕事とは直接関係ないことも覚えておくと円滑なコミュニケーションにつながりますよ。

電話１本やメール１通送るだけの簡単な仕事を頼まれることもありますが、このときも面倒くさがらずにメモを取りましょう。

これくらい覚えるのは簡単ですが、急な電話や来客対応などで仕事が中断されるなど自分の意識がそれると、人は途端にそれ以前のことを忘れます。

これくらいならメモを取らなくてもよいかと思って仕事を忘れていたことや忘れかけていたことが何度あったことでしょうか。

簡単な内容ならメモを取らなくてよいのではなく、簡単な内容ならばすぐにメモが取れると考えてください。

失敗２．メモを清書しない

メモは紙で取る派ですか？パソコンなどの電子媒体で取る派ですか？

どちらもあると思いますが、紙でしかメモを取れないことってありますよね。

屋外で立って話しているときはパソコンやタブレットでは操作しにくく、スマートフォンだと遊んでいるように見えるため敬遠されます。このような場合は、紙でメモを取ることが多くなります。

紙でメモするときはメモできる内容がとくに少なくなります。

急いでかけば読めない字になり、遅いとメモできる量が少なくなります。

したがって、メモの内容だけでは会話内容の記録として不十分なことが多いのです。

ゆえに、後で会話を思い起こしながらこんな話もしていたな、と思い出して記録していくことが必要となります。

失敗３．メモを紙で保存する

メモを取ったら必ず電子媒体で保存しましょう。

紙で保存することのデメリットとして以下のことが考えられます。

①メモをなくす

メモを小さな紙に書くことは多々ありますが、なくす恐れがあります。電子媒体であれば保存場所を１つ覚えておけばよいだけです。

②メモの字が読めない

紙のメモを取るときは当然ながら自分の手を動かして字を書きますが、早くきれいに書く自信はありますか？私は全くありませんよ。

後から見返して「なんて書いてあるんだよ！？」と思うことはしばしばあります。

失敗２でお伝えしたようにすぐに清書するばらば、「ああ、そういえばこんな話をしていたな。この字はおそらく○○と書いてあるのだろう。」と推測もできますが、紙のままだと清書も大変ですし、字も汚いままです。

③メモの置き場所に困る

メモを紙で保存する方はどのようにいつまで保管しますか？

職場はものを置ける場所が少ないですよね。また、メモは頻繁に取りますし、捨てられないメモも多くあります。

メモを紙で取ったとしてもパソコンで清書して保存しましょう。面倒でもかえってその方が手間は少ないですよ。

④目的のメモを探しにくい

紙のメモを辞書のように整理したり、索引をつけたりはしませんよね。

しかし、目的のメモを探すにはメモが整理されていないと見つけるのに時間がかかります。

せいぜい時系列順に並べることや大まかな内容で分類するしかないでしょう。

電子媒体であれば後からいくらでもファイル名や保存場所の変更が可能です。検索して探すこともできますね。

紙と比べて圧倒時に探しやすいため、とっさに見つけることができ無駄な時間をなくせます。

⑤他人に共有しにくい

情報共有をするときに電子媒体であればそのまま共有できますが、紙媒体であれば共有できません。

パソコンで打ち直せばよいですが、それならばそもそも最初から電子媒体で保存するようにすればよいのです。

また、部署異動のときに紙でメモを渡されても困りますよね？

４．失敗まとめ

メモがうまく取れれば仕事を効率化できますが、うまく取れないと非常に非効率的になります。

仕事においてメモは意外と重要な要素なので取り方を見直しましょう！